Как подготовить презентацию для выступления

Как правильно выстроить свою презентацию для выступления, чтобы не упустить ничего важного? В эфире закрытого клуба «Точки доступа» рассказала Гузель Красникова — специалист по комплексному продвижению в соцсетях. Разбираем структуру презентации и другие важные моменты в статье.

Беспроигрышный вариант, как начать презентацию

С чего начать презентацию, чтобы сразу вовлечь аудиторию? Попробуйте со сторителлинга.

Сторителлинг — это когда вы передаёте информацию через истории, например через сказку, анекдот, случаи из жизни. Так получится вызвать эмоции: человек, слушая, рисует в голове картинки, его внимание не рассеивается, он погружается в происходящее. Ваш рассказ лучше запоминается и задаёт логику повествования.

При подготовке презентации вы создаёте визуальную историю. Её можно оформить как кейс, рассказать о своём необычном подходе к работе. Делайте так, чтобы аудитория смотрела вашу презентацию как фильм.

Для этого нужно составить структуру своего выступления. С ней и разберёмся.

Как готовить презентацию: этапы

Создание презентации состоит из нескольких этапов, которые можно объединять.

1. Подготовка

Перед выступлением задайте себе вопросы.

• Что я хочу донести? В чём цель моего выступления? 

Неправильно отвечать: «Я хочу сказать слушателям, что…», «Я хочу показать…»

Нужно докопаться до сути и ставить целью выступления формулировки из позиции «Я хочу, чтобы аудитория…»

Например, если у вас выступление про сортировку мусора: вы хотите, чтобы аудитория услышала, что это важно, запомнила шаги для сортировки, начала их делать и стала лучше, так как введёт сортировку в привычку.

Клуб по подписке «Точка доступа» — это профессиональное комьюнити таргетологов, где можно развиваться, получать новые знания и общаться с коллегами. 

Каждый месяц в клубе:

• эфиры с экспертами, мастер-классы, лекции, разборы новых инструментов
• мозгоштурмы с коллегами
• разборы отдельных ниш
• марафоны по росту доходов. 

А ещё вы получаете доступ к огромной закрытой базе знаний клуба с полезным контентом.

Оставьте заявку, чтобы вступить в клуб.

• Кто моя аудитория? Чего она хочет?

Определите основной костяк аудитории, которая будет сидеть в зале. Например, это могут быть предприниматели, которые хотят привлечь клиентов из интернета, коллеги, которые захотели посмотреть «закулисье» работы других специалистов, маркетологи, которые хотят развивать личный бренд и готовить презентации. 

• Как и какую проблему аудитории я могу решить? 

Например, слушатель хочет найти исполнителя, ценности и подходы работы которого ему близки, или хочет расширить горизонты, поменять мышление и увидеть другие подходы к работе. Или ваша аудитория хочет не бояться создавать презентации к докладу на выступление и быть понятной для зрителей.

• Во что верит ваша аудитория?

То есть сталкивалась ли она ранее с проблемой, которую вы будете озвучивать в презентации? Знает ли о решении и почему до сих пор не решила свою проблему? Какие стереотипы, убеждения, возражения помешали? 

На этом этапе вы проводите глубинный анализ темы своего выступления и своей аудитории. 

2. Создание структуры презентации

Можно просто использовать бумажные стикеры и доску, чтобы расписать структуру.

Или пользоваться майнд-картой. Она удобна тем, что с ней легко и быстро работать, её можно обновлять и редактировать, к тому же электронные материалы не потеряются.

Гузель Красникова: «После того как я определила, перед кем я выступаю, я начинаю выписывать, какие вообще актуальные вопросы есть по этой теме у моей аудитории. Если у вас есть контакт с аудиторией, можно провести небольшой кастдев».

Например, если выступление на тему делегирования полномочий, то вопросами могут быть «когда начинать делегировать», «страхи и мифы о делегировании».

3. Сбор информации

Когда у вас готова структура презентации, начинайте сбор информации под неё. 

Что здесь самое важное?

• Цифры и показатели

Особенно если доклад сделан в виде кейса или аналитики. 

• Статьи, доклады, видео

Если в выступлении хотите опираться на мнения известных в сфере людей или исследования. 

• Статистические данные

Если нужно показать изменения в сфере, результаты исследований, изменения в рынке. 

• Примеры из своей практики, жизни

Чтобы иллюстрировать слайды на похожих примерах и вызывать доверие аудитории. 

• Изображения, скрины

Например, чтобы привести доказательство из рекламного кабинета. 

4. Сборка, оформление презентации

Рекомендации по оформлению слайдов презентации. 

• Используйте контрастные слайды: белый фон — чёрный текст, и наоборот. 

Чёрный текст на белом фоне хорошо воспринимается, когда вы выступаете онлайн. Белый текст на чёрном фоне лучше видно, если выступление офлайн. 

• Один слайд — одна мысль.

Много текста на одном слайде — это плохо.

• Не надо украшать слайды. 

Не увлекайтесь множеством цветов. Берите 2–3 цвета, которые сочетаются между собой. Третий цвет — для выделения или заголовка. 

• Делайте слайды единообразными. 

Оформляйте их в едином стиле — например, на одном шаблоне. Лучше считываются шрифты без засечек — например, Oswald.

• Фото выглядят лучше, чем клипарт. 

Если нужно взбодрить аудиторию, можно вставлять мемы, но не увлекаться ими, особенно если доклад на серьёзную тему. 

• Если делаете списки, используйте буллиты. В некоторых ситуациях лучше просто писать с новой строки — пример ниже.

На одном слайде желательно размещать не более четырёх строк текста и не больше четырёх слов в одной строке. 

5. Проверка и коррекция

Теперь нужно прочитать всю презентацию по слогам вслух. Это помогает найти ошибки, опечатки.

После этого проверяйте логику. Каждый слайд, переходя в другой, не должен терять нить повествования. Посмотрите: есть ли непонятные места для аудитории? Не переборщили ли с профессиональным сленгом? Можете ли вы его объяснить, если понадобится?

Потом проверяйте слайды на читаемость. На них не должно быть много текста, изображения нужно вставлять качественные, чтобы не страдала их видимость, от слайда не должно рябить в глазах. 

Когда вы проверили свою презентацию, покажите её другому человеку. Спросите: понятно ли, о чём вы говорите? Как воспринимается информация? Что самое важное из презентации человек забрал бы с собой, если бы пришёл на ваше выступление? Выбирайте на эту роль человека, который с вами на одной волне и в теме. 

6. Репетиция

Репетиция делится на несколько этапов.

• Первый — дома. 

Проговорите своё выступление со всеми примерами. Можно поставить одновременно на аудио- или видеозапись, потом переслушать и понять, как вы говорите: быстро или медленно.

Проанализируйте свою запись и проследите за таймингом. Репетируйте дома не более трёх раз.

Почему? После трёх прогонов вы выучите презентацию наизусть и начнёте говорить, как робот, людям станет неинтересно вас слушать, а выступление будет восприниматься хуже.

• Второй — на площадке.

После домашней репетиции прогоните выступление на площадке. 

Договоритесь с организаторами, чтобы сделать это в том зале, где вы будете выступать. Включите презентацию, оцените её визуально с разных мест в зрительном зале. То, что выглядело на компьютере хорошо, может плохо смотреться офлайн. Поэтому лучше подготовить два вида оформления: на светлом и тёмном фоне. 

Проверьте работу пульта от проектора, насколько с задержкой загружается анимация или видео, проверьте тайминг.

Если выступление онлайн, проверяйте наушники, микрофон, переключение слайдов, корректность работы платформы. Держите рядом зарядное устройство. 

Что почитать по теме?

Если вы хотите углубиться в тему презентаций, вот список книг, которые помогут повысить свой профессиональный уровень. 

• Алексей Каптерев «Мастерство презентации». Пособие для тех, кто хочет создавать крутые презентации.
• Радислав Гандапас «К выступлению готов!». В книге есть фишки, как уйти от банальностей, как удержать внимание, как выступать.
• Андрей Седнев «Выступление без подготовки». Книга учит отвечать на каверзные вопросы и говорить экспромтом. 
• Светлана Ковалёва «Экспертный контент в маркетинге». Книга обо всех видах экспертного контента: начиная от создания статей, кейсов и заканчивая докладами и выступлениями.
• Мартин Сайкс, Никлас Майк, Марк Вест «От слайдов к историям». Книга о том, как создавать презентации в виде визуальных историй. 

Помните: все тексты, которые вы хотите озвучить аудитории, готовьте заранее. Слайды — опорный конспект для неё, а не шпаргалка для вас.