Как делегировать и набирать крутых специалистов в команду

Советы, как делегировать, чтобы перестать всё тащить самому, как выстраивать процессы и масштабироваться. Практическими советами поделилась Наталья Пятницкая на «Суровом Питерском SMM». 

Меня зовут Наталья Пятницкая, я руководитель маркетингового агентства. В 2019 году я вела на таргете 23 проекта одновременно. В какой-то момент поняла, что не вывожу. Начала с поиска помощников. Потом набрала команду из 3 таргетологов. 

Расскажу про весь процесс делегирования и про то, как пройти его с комфортом. 

Нам всем рассказывали про фриланс, что это когда вы на Бали, работаете не больше 2-4 часов в день и много зарабатываете. Я не на Бали, но действительно работаю 2-4 часа в день и в отпуск езжу без ноутбука, потому что у меня есть команда. И всё это заслуга не фриланса, а делегирования. О нём и поговорим.

Когда пора собирать команду и делегировать задачи?

Есть красные флажки, которые говорят, что вам уже срочно пора набирать сотрудников в команду. Отлично, если о делегировании вы задумались не когда наткнулись на эти флажки, а немного раньше. 

1. У вас стабильный поток клиентов

Вы их берёте, но наступает момент, когда вы не можете в одиночку тянуть всю работу без потери качества. 

2. Вы не хотите отказывать новым клиентам и терять деньги

Ведь многие из них приходят по рекомендации, готовы сотрудничать, а вы: «Горшочек, не вари».

3. Нет времени на отдых и развитие

Это ситуация, когда новый год или отпуск проходят без вас, потому что вы вечно в телефоне. Нет времени ни пройти обучение, ни развивать личный бренд, ни думать над стратегией. 

И вы понимаете, что пришло время нанять специалиста в команду. Многие в этот момент думают, что это очень долго. Ничего подобного. Если всё сделать грамотно, сотрудник у вас появится уже через 2-3 недели. 

Первый этап. Готовимся делегировать

Этот этап у вас займёт 3-5 дней. 

Шаг 1. Декомпозиция проекта

Вы начинаете с того, что расписываете все процессы, которыми занимаетесь. Это называется декомпозицией проекта. 

Можно назвать это фотографией рабочего дня. Вы выписываете на листочек все задачи, которые решаете: подготовка документов, переговоры с заказчиком, составление медиа-стратегии, аудит сообщества. 

Например, вот так выглядят задачи таргетолога, после того как мы договорились с заказчиком о сотрудничестве. 

Шаг 2. Распределяем задачи

Следующим этапом нам нужно разложить задачи на 3 «корзинки»: могу делегировать, легко передать; могу делегировать, но нужно подготовиться; не хочу делегировать, буду делать сам. 

Получилось? Теперь внимательно посмотрите на третью корзинку, то есть на задачи, которые вы хотите продолжать делать сами. Спросите себя: в этом есть мой рост? Потому что если мы остаёмся в операционке, в рутинных задачах, у нас нет времени расти. И лучше это передать команде. 

Что точно стоит оставить себе:

• Переговоры с клиентами и подписание договоров
• Стратегическое планирование (утверждение медиаплана, отчётность, подведение итогов). 

Дальше смотрим на оставшиеся две корзинки. Задачи, которые передать легко — это те, по которым у вас есть чеклисты, гайды и инструкции. Задачи, которые сложно передать — те, по которым инструкции и гайды ещё предстоит сделать. 

Этим и займёмся. 

Шаг 3. Подготовка инструментов для делегирования

Вам нужны инструменты для всех процессов, которые хотите передать. Даже если вы сами работали без инструментов — например, набрасывали анализ конкурентов на бумажке, и вам как специалисту хватало. С делегированием так не сработает. Нужна таблица или текстовая инструкция, как вы видите результат, что именно мы анализируем. Это не очевидно — анализ конкурентов делают по-разному. Кто-то смотрит по 50 критериям, кому-то достаточно 10. Определитесь, какие составляющие важны для вас. 

Вот примеры документов, с которыми работает моя команда. 

Второй этап. Найм сотрудников

Этот этап делегирования займёт 5-10 дней, если всё сделать правильно.

Где искать сотрудников?

Скорее всего, все эти ресурсы вы уже знаете, потому что сами искали там работу или размещали резюме. 

Итак, можно найти специалиста в команду:

• на сайтах с вакансиями
• в группах и сообществах с вакансиями
• среди своих учеников
• среди выпускников онлайн-школы, где вы учились сами
• размещая объявление о вакансии в ваших соцсетях
• в чатах мероприятий, курсов
• обращаясь к авторам кейсов, которые вам нравятся. 

Для этого вам нужно подготовить текст вакансии. В ней указываем:

• функционал — те самые задачи, которые вы расписали на прошлом этапе
• оплату труда
• ваши требования. 

Чем подробнее распишете функционал, тем более осмысленными будут отклики. 

Удачный вариант текста вакансии, на мой взгляд, выглядит вот так:

В вакансии даём ссылку на анкету — лучше всего в гугл-форме. 

Заполнение анкеты

В идеале заполнение анкеты не должно занимать больше 10-15 минут. Важно спросить:

• какой опыт
• где учились
• примеры работ в любом формате. Не обязательно требовать кейсы — их сложно оформлять и не у всех начинающих специалистов они есть. Подойдут скрины рекламного кабинета, примеры креативов, текстов. 

Можно спросить, сколько часов в день готовы уделять работе. 

Включите в анкету 2-4 критерия, важных для вас. Например, если вы работаете в нише онлайн-образования, можно спросить, умеет ли кандидат ставить UTM-метки, работать в Senler и есть ли у него опыт работы в онлайн-образовании. 

Когда я искала сотрудника, мне было важно, чтобы у кандидата не было других проектов и он работал только со мной. Вопрос об этом я включила в анкету. 

Получив данные анкет, отсеиваем всех, кто нам не подходит. Остальным присылаем тестовое. 

Тестовое задание

Варианты тестовых заданий: 

• сделать аудит, группы, теста, сайта
• сформулировать предложения, замечания
• дать оценку графикам, выгрузке, статистике
• найти ошибки, недостатки
• сделать креативы, макеты, рисунки, написать текст
• отработать возражения. 

Не требуйте, чтобы тестовое вам прислали в тот же вечер. Адекватное время на выполнение — 2 дня. Его обычно достаточно, чтобы кандидат не торопился и прислал вам осмысленный результат. 

Проверяя тестовое, обратите внимание: верно ли кандидат решил задание, насколько развёрнуто выполнил работу, владеет ли терминологией. 

Если тестовое задание нас устроило, зовём на встречу. 

Встреча

На личном собеседовании:

• спрашиваем про опыт
• можно задать вопрос про ошибки, провалы и о том, как с ними справлялись. Если человек не готов признаваться, что ошибается, можно считать тревожным звоночком
• рассказываем про себя, свой опыт и планы
• обсуждаем, как построены взаимодействие и отчётность
• ещё раз проговариваем условия и оплату труда. 

Это особенно важно сделать, чтобы потом, когда вы откажете другим кандидатам, не выяснилось, что выбранный вас неправильно понял. 

Третий этап делегирования. Ввод в должность

Займёт 10-15 дней

Самое приятное на этом этапе — правила устанавливаете вы. Нужно просто проговорить все детали сотрудничества и результат, который вы хотите получить от нового сотрудника. 

Чтобы при делегировании ввести сотрудника в должность:

• подпишите основные принципы и условия сотрудничества
• введите в курс дела по проекту, если надо, добавьте в рабочий чат
• выдайте доступы и пароли
• ставьте задачи письменно и запланируйте промежуточные проверки для больших задач
• описывайте конкретно, какой результат хотите получить
• покажите, в каком виде и какая нужна отчётность. 

Пример, как ставить задачи

По моему опыту, на старте больше всего времени уходит не на то, чтобы передать задачи, а на то, чтобы проверить результат. Обязательно проверяйте. Держите всё под контролем, пока не будете уверены, что человек всему научился. 

Типовые ошибки делегирования

1. Непроработанные инструменты

Те самые гайды и инструкции, которые вы разрабатывали на старте. Если вы отдали их сотруднику в работу и понимаете, что часто просите дополнительные данные или возвращаете на доработку — возможно, дело в инструменте. Доработайте и ещё раз отдайте сотруднику на тестирование. 

2. Отдавать стратегические задачи

У сотрудника может не хватать для них компетенций. Да и в целом такие важные вещи, как стратегия, лучше оставлять в своих руках. 

3. Делать за исполнителя

У меня был случай, когда таргетолог мне написала: «Наташа, я не успеваю. Можно рекламные объявления по этим сегментам ты сделаешь сама?» И я сказала: «Нет. Давай их сделаешь ты. А если не успеваешь, давай я помогу тебе расставить приоритеты, чтобы выяснить, что нужно сделать срочно, а что можем оставить на следующий день». 

4. Переделывать за исполнителем

Бывает, что я открываю рекламный кабинет и вижу, что в двух объявлениях не проставлены лимиты. Куда проще — я здесь, пара кликов — и всё на месте. Но я пишу в чат таргетологу: «Вернись в рекламный кабинет и поправь». Потому что если я поправлю сама, она так и будет забывать за этим проследить. 

5. Неадекватная нагрузка

Если у исполнителя слишком много задач, он выгорает. Старайтесь не перегружать сотрудников и расширяйте штат, если команда не вывозит. 

6. Наказывать, не объясняя

Люди приходят в вашу команду в том числе за вашим опытом. Поэтому терпеливо показывайте, что пошло не так, исправляйте, объясняйте. Только если одинаковые ошибки повторяются несколько раз, можно наказать (предварительно предупредив, за что бывают штрафы и какие) или расстаться. 

7. Не благодарить и не хвалить

Обязательно отмечайте, что специалист сделал хорошо и где он молодец. 

Двигаясь по этому пути, вы сможете набрать команду и делегировать рутину, чтобы заниматься стратегией, учиться и выходить на более крупные заказы. И когда это случится, вам точно не захочется возвращаться обратно — во время, где вы работали в одиночку и всё тащили на себе.