×
Подпишитесь
на «Точку доступа»
Подпишитесь на рассылку и получите 27 приёмов написания заголовков от Дмитрия Румянцева, которые работают

    Как делегировать и набирать крутых специалистов в команду

    Советы, как делегировать, чтобы перестать всё тащить самому, как выстраивать процессы и масштабироваться. Практическими советами поделилась Наталья Пятницкая на «Суровом Питерском SMM». 

    Пятницкая Наталья Как делегировать задачи и выстраивать процессы: этапы делегирования

    Меня зовут Наталья Пятницкая, я руководитель маркетингового агентства. В 2019 году я вела на таргете 23 проекта одновременно. В какой-то момент поняла, что не вывожу. Начала с поиска помощников. Потом набрала команду из 3 таргетологов. 

    Расскажу про весь процесс делегирования и про то, как пройти его с комфортом. 

    Нам всем рассказывали про фриланс, что это когда вы на Бали, работаете не больше 2-4 часов в день и много зарабатываете. Я не на Бали, но действительно работаю 2-4 часа в день и в отпуск езжу без ноутбука, потому что у меня есть команда. И всё это заслуга не фриланса, а делегирования. О нём и поговорим.

    Когда пора собирать команду и делегировать задачи?

    Есть красные флажки, которые говорят, что вам уже срочно пора набирать сотрудников в команду. Отлично, если о делегировании вы задумались не когда наткнулись на эти флажки, а немного раньше. 

    1. У вас стабильный поток клиентов

    Вы их берёте, но наступает момент, когда вы не можете в одиночку тянуть всю работу без потери качества. 

    2. Вы не хотите отказывать новым клиентам и терять деньги

    Ведь многие из них приходят по рекомендации, готовы сотрудничать, а вы: «Горшочек, не вари».

    3. Нет времени на отдых и развитие

    Это ситуация, когда новый год или отпуск проходят без вас, потому что вы вечно в телефоне. Нет времени ни пройти обучение, ни развивать личный бренд, ни думать над стратегией. 

    И вы понимаете, что пришло время нанять специалиста в команду. Многие в этот момент думают, что это очень долго. Ничего подобного. Если всё сделать грамотно, сотрудник у вас появится уже через 2-3 недели. 

    Первый этап. Готовимся делегировать

    Этот этап у вас займёт 3-5 дней. 

    Шаг 1. Декомпозиция проекта

    Вы начинаете с того, что расписываете все процессы, которыми занимаетесь. Это называется декомпозицией проекта. 

    Можно назвать это фотографией рабочего дня. Вы выписываете на листочек все задачи, которые решаете: подготовка документов, переговоры с заказчиком, составление медиа-стратегии, аудит сообщества. 

    Например, вот так выглядят задачи таргетолога, после того как мы договорились с заказчиком о сотрудничестве. 

    Шаг 2. Распределяем задачи

    Следующим этапом нам нужно разложить задачи на 3 «корзинки»: могу делегировать, легко передать; могу делегировать, но нужно подготовиться; не хочу делегировать, буду делать сам. 

    Получилось? Теперь внимательно посмотрите на третью корзинку, то есть на задачи, которые вы хотите продолжать делать сами. Спросите себя: в этом есть мой рост? Потому что если мы остаёмся в операционке, в рутинных задачах, у нас нет времени расти. И лучше это передать команде. 

    Что точно стоит оставить себе:

    • Переговоры с клиентами и подписание договоров
    • Стратегическое планирование (утверждение медиаплана, отчётность, подведение итогов). 

    Дальше смотрим на оставшиеся две корзинки. Задачи, которые передать легко — это те, по которым у вас есть чеклисты, гайды и инструкции. Задачи, которые сложно передать — те, по которым инструкции и гайды ещё предстоит сделать. 

    Этим и займёмся. 

    Шаг 3. Подготовка инструментов для делегирования

    Вам нужны инструменты для всех процессов, которые хотите передать. Даже если вы сами работали без инструментов — например, набрасывали анализ конкурентов на бумажке, и вам как специалисту хватало. С делегированием так не сработает. Нужна таблица или текстовая инструкция, как вы видите результат, что именно мы анализируем. Это не очевидно — анализ конкурентов делают по-разному. Кто-то смотрит по 50 критериям, кому-то достаточно 10. Определитесь, какие составляющие важны для вас. 

    Вот примеры документов, с которыми работает моя команда. 

    Второй этап. Найм сотрудников

    Этот этап делегирования займёт 5-10 дней, если всё сделать правильно.

    Где искать сотрудников?

    Скорее всего, все эти ресурсы вы уже знаете, потому что сами искали там работу или размещали резюме. 

    Итак, можно найти специалиста в команду:

    • на сайтах с вакансиями
    • в группах и сообществах с вакансиями
    • среди своих учеников
    • среди выпускников онлайн-школы, где вы учились сами
    • размещая объявление о вакансии в ваших соцсетях
    • в чатах мероприятий, курсов
    • обращаясь к авторам кейсов, которые вам нравятся. 

    Для этого вам нужно подготовить текст вакансии. В ней указываем:

    • функционал — те самые задачи, которые вы расписали на прошлом этапе
    • оплату труда
    • ваши требования. 

    Чем подробнее распишете функционал, тем более осмысленными будут отклики. 

    Удачный вариант текста вакансии, на мой взгляд, выглядит вот так:

    В вакансии даём ссылку на анкету — лучше всего в гугл-форме. 

    Заполнение анкеты

    В идеале заполнение анкеты не должно занимать больше 10-15 минут. Важно спросить:

    • какой опыт
    • где учились
    • примеры работ в любом формате. Не обязательно требовать кейсы — их сложно оформлять и не у всех начинающих специалистов они есть. Подойдут скрины рекламного кабинета, примеры креативов, текстов. 

    Можно спросить, сколько часов в день готовы уделять работе. 

    Включите в анкету 2-4 критерия, важных для вас. Например, если вы работаете в нише онлайн-образования, можно спросить, умеет ли кандидат ставить UTM-метки, работать в Senler и есть ли у него опыт работы в онлайн-образовании. 

    Когда я искала сотрудника, мне было важно, чтобы у кандидата не было других проектов и он работал только со мной. Вопрос об этом я включила в анкету. 

    Получив данные анкет, отсеиваем всех, кто нам не подходит. Остальным присылаем тестовое. 

    Тестовое задание

    Варианты тестовых заданий: 

    • сделать аудит, группы, теста, сайта
    • сформулировать предложения, замечания
    • дать оценку графикам, выгрузке, статистике
    • найти ошибки, недостатки
    • сделать креативы, макеты, рисунки, написать текст
    • отработать возражения

    Не требуйте, чтобы тестовое вам прислали в тот же вечер. Адекватное время на выполнение — 2 дня. Его обычно достаточно, чтобы кандидат не торопился и прислал вам осмысленный результат. 

    Проверяя тестовое, обратите внимание: верно ли кандидат решил задание, насколько развёрнуто выполнил работу, владеет ли терминологией. 

    Если тестовое задание нас устроило, зовём на встречу. 

    Встреча

    На личном собеседовании:

    • спрашиваем про опыт
    • можно задать вопрос про ошибки, провалы и о том, как с ними справлялись. Если человек не готов признаваться, что ошибается, можно считать тревожным звоночком
    • рассказываем про себя, свой опыт и планы
    • обсуждаем, как построены взаимодействие и отчётность
    • ещё раз проговариваем условия и оплату труда. 

    Это особенно важно сделать, чтобы потом, когда вы откажете другим кандидатам, не выяснилось, что выбранный вас неправильно понял. 

    Третий этап делегирования. Ввод в должность

    Займёт 10-15 дней

    Самое приятное на этом этапе — правила устанавливаете вы. Нужно просто проговорить все детали сотрудничества и результат, который вы хотите получить от нового сотрудника. 

    Чтобы при делегировании ввести сотрудника в должность:

    • подпишите основные принципы и условия сотрудничества
    • введите в курс дела по проекту, если надо, добавьте в рабочий чат
    • выдайте доступы и пароли
    • ставьте задачи письменно и запланируйте промежуточные проверки для больших задач
    • описывайте конкретно, какой результат хотите получить
    • покажите, в каком виде и какая нужна отчётность. 

    Пример, как ставить задачи

    Как делегировать задачи и выстраивать процессы: этапы делегирования

    По моему опыту, на старте больше всего времени уходит не на то, чтобы передать задачи, а на то, чтобы проверить результат. Обязательно проверяйте. Держите всё под контролем, пока не будете уверены, что человек всему научился. 

    Типовые ошибки делегирования

    1. Непроработанные инструменты

    Те самые гайды и инструкции, которые вы разрабатывали на старте. Если вы отдали их сотруднику в работу и понимаете, что часто просите дополнительные данные или возвращаете на доработку — возможно, дело в инструменте. Доработайте и ещё раз отдайте сотруднику на тестирование. 

    2. Отдавать стратегические задачи

    У сотрудника может не хватать для них компетенций. Да и в целом такие важные вещи, как стратегия, лучше оставлять в своих руках. 

    3. Делать за исполнителя

    У меня был случай, когда таргетолог мне написала: «Наташа, я не успеваю. Можно рекламные объявления по этим сегментам ты сделаешь сама?» И я сказала: «Нет. Давай их сделаешь ты. А если не успеваешь, давай я помогу тебе расставить приоритеты, чтобы выяснить, что нужно сделать срочно, а что можем оставить на следующий день». 

    4. Переделывать за исполнителем

    Бывает, что я открываю рекламный кабинет и вижу, что в двух объявлениях не проставлены лимиты. Куда проще — я здесь, пара кликов — и всё на месте. Но я пишу в чат таргетологу: «Вернись в рекламный кабинет и поправь». Потому что если я поправлю сама, она так и будет забывать за этим проследить. 

    5. Неадекватная нагрузка

    Если у исполнителя слишком много задач, он выгорает. Старайтесь не перегружать сотрудников и расширяйте штат, если команда не вывозит. 

    6. Наказывать, не объясняя

    Люди приходят в вашу команду в том числе за вашим опытом. Поэтому терпеливо показывайте, что пошло не так, исправляйте, объясняйте. Только если одинаковые ошибки повторяются несколько раз, можно наказать (предварительно предупредив, за что бывают штрафы и какие) или расстаться. 

    7. Не благодарить и не хвалить

    Обязательно отмечайте, что специалист сделал хорошо и где он молодец. 

    Двигаясь по этому пути, вы сможете набрать команду и делегировать рутину, чтобы заниматься стратегией, учиться и выходить на более крупные заказы. И когда это случится, вам точно не захочется возвращаться обратно — во время, где вы работали в одиночку и всё тащили на себе.

    Понравился материал? Поделитесь им с друзьями в соцсетях!
    Подпишитесь на «Точку доступа»
    Подпишитесь на рассылку и получите 27 приёмов написания заголовков от Дмитрия Румянцева, которые работают

      На авторском курсе Дмитрия Румянцева «Личный бренд» мы рассказываем, как сделать так, чтобы целая ниша ассоциировалась с вашим именем. Учим позиционировать себя, разрабатывать стратегию продвижения, создавать экспертный контент и грамотно настраивать рекламу.