Личная эффективность: как планировать задачи и правильно делегировать

Сегодня научим, как организовать рабочие задачи так, чтобы тратить на них меньше времени и не потерять в качестве. Как повысить эффективность работы рассказал Александр Верга, основатель агентства «Тhe Verga».

Как планировать задачи

1. Планируйте отдых. Без должного отдыха мозг справляется с задачами медленнее, работа забирает всё больше времени. 
2. Всё важное — всегда срочно. Всё срочное — не всегда важно. Спланируйте свой день так, чтобы гарантированно успеть выполнить приоритетные задачи. Представьте, что вы проснулись, заглянули в смартфон, а там уже миллион сообщений от заказчика, исполнителей, двоюродной бабушки — и всем надо ответить. Отвечая всем и сразу, вы заставляете мозг работать 24/7. Приоритезируйте.
3. Деньги — кровь бизнеса. Если от решения задачи зависит движение денежных средств — она автоматически становится важной. 
4. Сначала идёт реакция на проблему, а потом решение. Столкнувшись с проблемой, мы сначала пытаемся решить её своими силами. Не надо так. Для начала оповестите руководство, клиентов, коллег с тем, что у вас, например, заблокировали рекламный кабинет. А уже потом начинайте писать в техподдержку. В противном случае, окружающие увидят проблему, но ваше героическое сражение с ней останется в тени, и в глазах заказчика и сотрудников вы предстанете лентяем, который вовремя не заметил ошибку.
5. Планируйте цели на год. Записывайте как можно больше желаний, которые хотите осуществить за предстоящие 12 месяцев. Накидывайте цели из разных сфер жизни: съездить в Альпы, заработать миллион, завести собаку, переехать к морю. После того, как у вас появился объёмный виш-лист, начинайте приоритезировать цели и раскладывать их на подзадачи. Вскоре выяснится, что многие желания связаны между собой. Например, вы хотите отдохнуть на Бали. Значит, для этого нужно откладывать ежемесячно n-ную сумму денег. А из этого вытекает необходимость увеличить заработок. И сделать это возможно, если прокачать личный бренд или вырастить блог до 10 тыс. подписчиков.
6. Разбейте год на короткие спринты по 60 дней. На каждом спринте концентрируйтесь на 2-3 главных целях. Работайте над исполнением планов каждый день, хотя бы по чуть-чуть. Если вы решили заработать за год 2 миллиона, то в один из дней посмотрите курсы, которые вам в этом помогут, в другой — прочитайте истории успеха бизнесменов, в третий — запишите светлые идеи. Так небольшими шагами вы будете двигаться вперёд.
7. Каждую неделю подводите итоги. Смотрите, к каким целям вы движетесь в текущем спринте. Выделяйте по ним основные задачи и записывайте их в календари, ежедневники, планировщики. В конце недели подведите итог и похвалите себя.
8. Каждый вечер планируйте следующий день. Это удобно: утром мозг не тратит время на планирование, а сразу начинает действовать по плану. 
9. Разбивайте работу в течение дня на спринты. Мозг может продуктивно трудиться всего 4-6 часов. Остальное рабочее время уходит на прокрастинацию, болтовню с коллегами и переживания о том, как много ещё нужно сделать. Благодаря спринтам — коротким промежуткам, в течение которых вы будете погружены в работу на 200% — освобождается масса времени. Ставьте таймер на 25 минут и выполняйте задачу, не отвлекаясь на сообщения, звонки, стук в дверь, кричащих котов за окном. По истечении спринта устройте перерыв.
10. Выполняйте самые сложные задачи утром. Просто сядьте и выполните приоритетные задачи за 2 часа. А потом наградите себя пробежкой, походом в кафе, сном — чем угодно, что поможет расслабить и перезагрузить мозг. После перерыва доделайте остальные несрочные задачи в лайтовом режиме.
11. Фиксируйте ход работы по каждому проекту. При закрытии проекта у вас будет готовый кейс и без лишних трудозатрат. 

Приложения-планировщики 

• ToDoIst. С помощью сервиса удобно проставлять цели во всех сферах жизни, фиксировать сегодняшние, недельные и предстоящие планы, выделять срочные и несрочные задачи. В планировщик можно вставить прямые ссылки на профиль человека, которому требуется отправить письмо, или на гугл-документ, ждущий проверки.

• Forest. Программа интересна тем, что наглядно демонстрирует вашу эффективность. Пока идёт спринт, на экране смартфона растёт дерево. В конце дня вы увидите, сколько деревьев удалось вырастить за сегодня и какой лес образовался за продуктивную неделю.

Как правильно делегировать задачи сотрудникам?

Если вы руководитель рано или поздно вам придётся научиться делегировать часть задач команде и разобраться, как работать с сотрудниками. Вот несколько советов. 

• В течение месяца фиксируйте все свои действия и выделяйте повторяющиеся, рутинные, которые съедают много времени, но не ведут к цели.
• Делегируйте рутину сотрудникам, чтобы освободить время для стратегических задач.
• Делегируйте те задачи, которые команда выполнит лучше вас.

Уровни делегирования делятся так: делегирование задач — делегирование процессов — делегирование проектов — делегирование идей и стратегий (партнёрство). 

Как нанимать сотрудников в команду? Советы от Александра Верги

1. Первый человек при найме — ваш личный помощник, который снимет с руководителя рутину. Подстраивайте должность под систему, пишите в вакансии именно те навыки и качества, которые нужны вам. Ищите «своего» человека.

2. В молодую команду нанимать выгоднее не готовых профи с устоявшимся мнением, а собственных учеников. И растить их в крепких профессионалов. Подбирайте людей под нужды компании и конкретно описывайте в тексте вакансии, какими знаниями и умениями должен владеть соискатель.

3. Обращайте внимание на человеческие качества. Техническим навыкам сотрудника можно научить. Чтобы сразу понять, сойдётесь ли вы с будущим сотрудником, проведите психологические тесты. Для построения бизнеса подойдут сведения из опросников Майерса-Бриггса и Белбина.

4. Интегрируйте сотрудников в работу, знакомьте их с культурой компании, назначайте новичкам опытных наставников. 

5. Мотивируйте работников на создание классного продукта: платите достойные зарплаты; вводите геймификацию, в которой призами за выполненные задачи станут абонементы на фитнес, билеты в театр, пицца и другие бонусы; ежемесячно подводите итоги работы на общем собрании. 

6. Создавайте базу знаний силами вашей команды. Пусть каждый сотрудник, выполняя круг своих задач, подробно расписывает процессы. Тогда в скором вы получите уникальную рукописную энциклопедию о работе в вашей компании, с которой удобно знакомить всех вновь прибывших сотрудников.  

Работайте по плану, не рассеивайте внимание, двигайтесь к четкой цели каждый день. И тогда вы сможете не только добиться карьерных вершин и финансового благополучия, но и получите удовольствие от жизни и успеете все действительно важное.

По материалам доклада Александра Верга, основатель агенства «Тhe Verga»