Автоматизация процессов маркетинга

Что такое автоматизация SMM и процессов маркетинга?

Представим, что у smm-щика есть несколько постоянных клиентов, он занимается продвижением только этих проектов, работы хватает с головой и даже больше. Хорошо это или плохо? С одной стороны, стабильность — это то, к чему многие стремятся. С другой — загруженность не даёт взять новые проекты и получить дополнительный доход. Как быть SMM-специалисту, если расти и профессионально и финансово хочется, но нет времени на новых клиентов? Ввести автоматизацию. Об этом рассказал Анатолий Рус.

Как автоматизировать процессы в маркетинге

1. Составьте и детализируйте список задач и процессов, которые вы выполняете. Например, в стандартный пакет услуг как правило входят создание контента, постинг в несколько соцсетей, общение с подписчиками.
2. Оцифруйте каждую из этих задач по времени. Рассчитайте, сколько часов ежемесячно уходит на создание постов для ВКонтакте, отработку комментариев и т.д.
3. Исключите из ежедневного расписания мусор и неактуальные задачи. Вычеркивайте перекуры раз в 15 минут, кофейные перерывы по часу, трёп с коллегами, и продуктивность заметно повысится.
4. После этого поделите все процессы на две большие части: те, которые можно автоматизировать с помощью сервисов, и те, которые лучше делегировать живым исполнителям.
5. Затем оптимизируйте собственные действия и задачи в соответствии с правилами тайм-менеджмента и методологией Scrum.
6. Отфильтруйте клиентов, чтобы работать с оставшимися максимально результативно. 

B2B-маркетолог Анатолий Рус с командой выделили следующие процессы, из которых складывается работа с соцсетями:

• взаимодействие с заказчиком
• работа с контентом
• настройка и ведение рекламных кампаний
• взаимодействие с комментариями и вопросами
• работа с лидами
• подготовка отчётов.

Каждый из шести основных процессов был детализирован. Например, взаимодействие с заказчиком, разделили на следующие подпроцессы: создание и подключение новых рекламных кабинетов, выставление счетов, общение и ответы на вопросы, подготовка закрывающих бухгалтерских документов, обсуждение результатов. 

Опыт показывает, что чем сильнее вы начинаете детализировать процессы и дробите их, тем больше в их рамках появляется мелких разовых задач.

Список процессов в маркетинге

1. Взаимодействие с заказчиком

• Создание и подключение новых рекламных кабинетов
• Выставление счетов
• Общение и ответы на вопросы
• Подготовка закрывающих бухгалтерских документов
• Обсуждение результатов текущего периода и планов на следующий.

2. Работа с контентом

• Подготовка постов
• Публикация постов в соцсетях.

3. Настройка и ведение рекламных кампаний

• Сбор аудиторий
• Настройка и ведение рекламы.

4. Работа с комментариями и вопросами

• Отслеживание комментариев
• Ответы на комментарии.

5. Работа с лидами

• Выгрузка лидов
• Передача лидов заказчику.

6. Подготовка отчётов.

Сммщики оцифровали все процессы и выяснили, сколько времени в месяц тратят сотрудники на выполнение той или иной задачи. Например, работа с контентом занимала 14 часов/месяц, создание и подключение рекламных кабинетов — 3 часа/месяц. 

Затем процессы поделили на 4 большие категории:

1. Исключить. Сюда вошли такие «пожиратели времени» как посиделки с коллегами в курилке, чайная церемония, а также неактуальные на текущий момент задачи.
2. Автоматизировать.  
3. Делегировать. Сюда отнесли те рабочие задачи, которые можно было доверить сотрудникам.
4. Те процессы, которые выполняет только руководитель.

Появилась и пятая категория процессов под условным названием «Когда-нибудь». В неё входили задачи на перспективу. Получился архив задач, которые планировалось реализовать позже.

Важно отметить, что при разделении процессов команда руководствовалась принципом Паретто, согласно которому 20% усилий приносят 80% результата, а остальные 80% трудов тратятся на доработки, прибавляющие к итогу лишь 20%. Поэтому в списки вошли только ключевые задачи, которые давали значимый результат за короткий промежуток времени. 

Сервисы для автоматизации процессов

eLama

Первым сервисом, который подключили, чтобы автоматизировать процессы, стал eLama.

Что даёт сервис:

1. Работа с большинством рекламных кабинетов в одном окне: Яндекс, Google Ads, Facebook*, Instagram**, VK, myTarget, Calltouch, Yagla, TikTok, Calltracking.ru
2. Единый кабинет и единый комплект документов для клиента
3. Рекламный кабинет Facebook* и Instagram** с закрывающими бухгалтерскими документами

Изначально команда использовала его для работы с контекстной рекламой, но оказалось, что сервис удобен для взаимодействия с соцсетями. Основные плюсы:

• работает с большинством соцсетей
• для одного клиента в eLama заводится единый рекламный кабинет, объединяющий в себе РК со всех платформ. Теперь все сведения о бюджете, кампаниях можно получать в одном месте, а не заходить в 15 разных вкладок
• сервис сам создаёт рекламные кабинеты. Экономия времени по этому процессу составила 70%
• автоматизировано выставление счетов, пополнение рекламных кабинетов, что позволило снизить времязатраты на 80%
• сервис готовит закрывающие бухгалтерские документы. Здесь экономия временных ресурсов составила до 90%
• автоматически формировались отчёты по всем рекламным кабинетам, что уменьшило затраченное на них время на 50%.

SMMplanner, Amplifr

Следующим глобальным процессом, который предполагалось автоматизировать, стала работа с контентом в соцсетях. Ключевым проектом, продвижением которого занималась команда SMM-специалистов, был Центр знаний по молниезащите и заземлению. Только у этого клиента были аккаунты в 10 соцсетях, в каждом из которых выходило по несколько постов в неделю.

В систему добавили сервис отложенного постинга SMMplanner. Поначалу он отвечал требованиям команды и разгружал сотрудников. Но smm-щики хотели максимально автоматизировать это направление. В идеале процесс должен был выглядеть так: некий сервис берет с сайта новости компании, преобразует их в удобоваримые посты с адаптацией под каждую соцсеть и публикует их во всех аккаунтах с минимальным вмешательством человека.

** Instagram, продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России

На все эти требования, которые могут показаться фантастическими, хорошо лёг Amplifr. У сервиса есть функция забирать с сайта новость, формировать на основе её пост с визуалом и ссылкой. Что здорово, Amplifr снабжает ссылку UTM-меткой. Теперь смм-специалист лишь корректирует работу сервиса, так как иногда он обрезает картинки или несколько коряво строит текст. Главный минус Amplifr в том, что он довольно дорого стоит, около 100 $ в месяц. Но с учётом сэкономленного времени и сил сотрудников сервис окупается. 

При введении сервиса возник один нюанс: русскоязычный Instagram**-аккаунт заблокировала администрация соцсети, которой не понравилась чрезмерная активность в профиле. Англоязычный вариант Инсты** не пострадал, но оказался под подозрением. В других соцсетях проблем с переходом на Amplifr не возникало. 

Результатами подключения сервиса стала экономия времени при подготовке постов до 50%, а при публикации — до 90%. 

TextBack, Chotam

Следующий процесс, который решено было автоматизировать, был сбор и обработка комментариев из соцсетей. Сервис выбирали по нескольким критериям: он должен был работать со всеми нужными для проекта соцсетями, собирать максимальное количество реакций, желательно, чтобы программа обладала удобным интерфейсом и стоила в пределах разумного. Поначалу smm-щики подключили TextBack, но сервис не собирал комменты под постами, да и интерфейс оставлял желать лучшего.

Оптимальным вариантом стала разработка Chotam. Сервис оказался простым, но при этом отвечал требованиям: собирал все активности из соцсетей, недорого стоил, хорошо интегрировался с CRM. С помощью Chotam время на сбор комментариев для одного проекта сократилось с 6 до 2 часов в месяц.

Церебро. Таргет, TargetHunter

Если говорить про автоматизацию работы smm-щика, невозможно не упомянуть парсеры баз ВКонтакте. Они давно стали обязательными инструментами специалистов по продвижению для работы с аудиторией. Базы, собранные через парсеры, позволяют получить от рекламы быстрый и качественный результат. Все полученные аудитории можно по-разному пересекать и получать от кампании еще большую отдачу. 

В команде Анатолия Руса работают с Церебро.Таргет — его функционал вполне устраивает специалистов. Периодически специалисты прибегают к помощи TargetHunter.

Важно

При автоматизации процессов закладывайте около 10 дополнительных часов на внедрение систем в работу. Лучше, если загрузка рабочими задачами перед переходом на новый формат составит около 80%. Автоматизация SMM и делегирование поначалу потребуют сил и времени. Только когда вы запустите сервисы в полном объёме, можно будет экономить время и силы. 

Трудности автоматизации

1. Некоторые процессы невозможно автоматизировать.
2. Сервисы выполняют часть задач, но при этом при их внедрении возникают новые: подправить текст, картинку.
3. На автоматизацию потребуются время и деньги.

Делегирование

Давайте поговорим о ещё одной возможности существенно сэкономить время — делегировании.

При делегировании тоже существует переходный период, который включает этапы:

• поиск надёжного исполнителя
• составление для сотрудника понятного ТЗ или чек-листа
• обучение кадров
• совместное прохождение руководителя с исполнителем нескольких рабочих циклов
• начало самостоятельной работы сотрудника.

Но и результат того стоит. При делегировании части трудовых процессов время на их выполнение руководителем сократилось с 20 часов в месяц до 3-4 часов за тот же период. 

Теперь разберемся, почему для эффективной работы SMM-специалисту требуется фильтровать клиентов. Когда к вам обращается человек из сферы, с которой вы раньше не работали, скорее всего вы потратите на проект много времени, но получите мало денег: требуется изучить новое направление, понять ЦА продукта. При этом отличный результат от продвижения гарантировать не получится, поскольку вы не можете опираться на предыдущий опыт. Поэтому лучше сотрудничать с компаниями из одной ниши. Так эффективность работы будет выше.

Анатолий Рус сотрудничает исключительно с клиентами из высокотехнологичного B2B-сектора, он знает четкий алгоритм работы с проектами. Новый аналогичный клиент не вносит в процесс хаос. И результаты продвижения в знакомой нише всегда значительно выше.

Инструменты для оптимизации своих задач:

• доски задач в Trello, которые помогают концентрироваться только на краткосрочных задачах, длиной в 1-2 недели
• календари и ежедневники для планирования дня
• заметки для быстрой фиксации текущих задач. 

С помощью всех нововведений команде удалось высвободить 80 часов в месяц. Главная ценность сервисов автоматизации в том, что их легко использовать на следующих клиентах, а также масштабировать с помощью них проекты.

По материалам доклада Анатолия Руса

* Facebook, продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России

** Instagram, продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России

Читайте другие материалы блога

Кейсы: автоматизация SMM ВКонтакте

Аналитика рекламного кабинета ВКонтакте: Senler, Автопилот, Eresh и Airtable

SMM-агентство: как увеличить прибыль и организовать работу сотрудников